Bokföring
UF-företag behöver riktiga konton. Här är alternativen.
Vad ni får ut av det här
Efter den här guiden har ni en bokföring som håller för er företagsform. Ni dokumenterar varje försäljning och varje kostnad samma dag, ni vet hur momsen ska hanteras i just ert fall, och ni har ett rent underlag när året ska stängas och deklarationen lämnas. Allt med konkreta exempel och siffror.
Hur mycket som krävs skiljer sig mellan företagsformerna. Ett UF-företag klarar sig med ett kalkylark; en enskild firma, ett handelsbolag och ett aktiebolag följer bokföringslagen. Där råden skiljer sig finns en flik per form.
Det här är vår läsning av reglerna, inte skatte- eller juridisk rådgivning. Vi är varken revisorer eller jurister, så kontrollera mot Skatteverket och Bolagsverket innan ni bestämmer er.
Vad som gäller för er företagsform
För UF-företag
Ni ska kunna visa varje intäkt och varje kostnad, för UF, för läraren och för varje delägares deklaration. Ett gemensamt kalkylark med en rad per händelse räcker. Två saker skiljer er från andra företag: ett UF-företag kan inte momsregistreras och lägger ingen moms på sina priser, och UF-året går från hösten till våren medan skatteåret är ett kalenderår. Ert år delas alltså på två kalenderår i bokföringen.
För enskild firma
Ni är bokföringsskyldiga från första dagen, och bokföringen ska följa bokföringslagen: dubbel bokföring på konton, i praktiken enligt BAS-kontoplanen, med en verifikation för varje affärshändelse. Räkenskapsåret är kalenderåret. Är nettoomsättningen normalt högst 3 miljoner kronor får ni göra ett förenklat årsbokslut. Momsen styrs av om firman är momsregistrerad eller momsbefriad, och det avgör hur varje köp bokförs.
För handelsbolag och kommanditbolag
Det är bolaget som är bokföringsskyldigt, inte ni var för sig. Är minst en delägare privatperson ska räkenskapsåret vara kalenderåret. Har bolaget bara privatpersoner som delägare och en nettoomsättning som normalt är högst 3 miljoner kronor får det göra ett förenklat årsbokslut. Är bolaget momsregistrerat bokförs momsen på egna konton.
För aktiebolag
Ett aktiebolag för dubbel bokföring och upprättar varje år en årsredovisning som skickas till Bolagsverket. Räkenskapsåret är kalenderåret eller ett brutet år som ni valt. Momsen bokförs på egna konton. Här lönar sig ett riktigt bokföringsprogram från dag ett; ett kalkylark räcker inte långt.
Det här behöver ni innan ni börjar
- Ett bokföringsprogram, till exempel Bokio (numera utan gratisnivå, men med en testperiod). Ett UF-företag kan i stället använda ett gemensamt kalkylark med kolumnerna datum, beskrivning, intäkt, kostnad och saldo.
- En mapp, fysisk eller digital, där varje kvitto och faktura sparas.
- Ett konto och ett Swish-nummer där företagets pengar hålls åtskilda från privata pengar.
- Är ni flera: två personer som delar ansvaret, så att ingen bokför ensam.
Tidsåtgång och svårighetsgrad
Själva upplägget tar ungefär en timme. Därefter räcker 15 till 30 minuter i veckan för att hålla bokföringen levande, plus några timmar när året ska stängas. Svårighetsgraden är låg till medel, och inga förkunskaper krävs.
Gör så här
- Sätt upp bokföringen. Varje affärshändelse, alltså allt som påverkar pengarna, bokförs med ett underlag: ett kvitto, en faktura eller en bekräftelse. Underlaget kallas verifikation och numreras i den ordning det skapas.
- Boka varje försäljning samma dag som den sker. Exempel: den 12 mars säljer ni tio väskor för 2 500 kronor via Swish. Utan moms blir raden en intäkt på 2 500 kronor. Är ni momsregistrerade är 2 000 kronor försäljning och 500 kronor utgående moms, som ni betalar in till Skatteverket. Spara Swish-bekräftelsen som verifikation.
- Boka varje inköp med en gång och fota kvittot direkt i butiken. Hur momsen på inköpet bokförs står i avsnittet om moms nedan.
- Stäm av mot Swish och kontot en gång i veckan. Gå igenom varje inbetalning och utbetalning och kontrollera att den finns i bokföringen med rätt belopp. Är ni flera ska den som gör avstämningen inte vara den som gjort flest inköp; två par ögon fångar fler fel.
Moms på köp och försäljning
Exempel: ni köper tyg för 1 250 kronor inklusive moms. Är företaget momsregistrerat är 1 000 kronor kostnad och 250 kronor ingående moms, som ni drar av i momsdeklarationen. Är företaget momsbefriat är hela 1 250 kronor kostnad och ni lägger ingen moms på era priser.
Ett företag med säte i Sverige som säljer för högst 120 000 kronor per kalenderår, och inte har gått över gränsen något av de två föregående åren, är automatiskt befriat från moms. Befrielsen kräver ingen ansökan, och företaget behöver då inte momsregistreras. Går försäljningen över 120 000 kronor under året ska moms tas ut från och med den försäljning som passerade gränsen, och företaget ska då anmäla sig för momsregistrering hos Skatteverket. Ett befriat företag kan inte dra av momsen på sina inköp; vill ni ha avdraget kan ni ansöka om momsregistrering ändå.
Ett genomgående exempel gör skillnaden tydlig. Anta att ni säljer ljusstakar. Under hösten säljer ni för 18 000 kronor och köper material för 10 000 kronor, förpackning för 1 200 kronor och etiketter för 800 kronor, allt inklusive 25 procent moms.
- Utan moms: 18 000 minus 10 000 minus 1 200 minus 800 ger en vinst på 6 000 kronor.
- Momsregistrerade: intäkten blir 14 400 kronor och kostnaderna 9 600 kronor, så vinsten blir 4 800 kronor. Mellanskillnaden, 3 600 kronor i utgående moms minus 2 400 kronor i ingående, betalar ni till Skatteverket: 1 200 kronor.
Samma försäljning, två olika vinster. Därför måste priset sättas med momsen i huvudet från början.
För UF-företag
Ett UF-företag kan inte momsregistreras. Hela beloppet på varje kvitto är er kostnad, och ni lägger ingen moms på era priser. Det betyder också att varken ni eller era kunder kan dra av någon moms på det ni säljer.
Stäng året och deklarera
För UF-företag
Summera intäkter och kostnader separat för varje kalenderår, eftersom ert UF-år sträcker sig över två. Fördela sedan resultatet per delägare enligt ert delägaravtal, eller lika om ni inte avtalat något annat, och skriv ut en sammanställning per person och kalenderår.
Varje delägare deklarerar sin egen andel; UF-företaget lämnar ingen egen deklaration. Men en delägare behöver bara deklarera och betala skatt på sin andel av vinsten om den tillsammans med eventuell lön når gränsen för att betala skatt, 25 042 kronor för 2026 enligt Skatteverket. Ligger alla inkomster under året över gränsen deklarerar man i maj året efter. Hur andelen ska redovisas beror på om ni sålt varor eller tjänster och till vem. Följ Skatteverkets information om UF-företag och fråga er UF-rådgivare innan ni fyller i något. Spara allt underlag i en märkt mapp, och lämna en kopia till läraren.
För enskild firma
Stäng året den 31 december och gör bokslutet: stäm av kontot, räkna lagret om ni har ett, och bokför det som hör till året men inte är betalt ännu. Resultatet förs över till bilagan NE i er egen inkomstdeklaration. Där kan ni också sätta av till periodiseringsfond, högst 30 procent av inkomsten, och avsättningen ska återföras senast det sjätte året efter.
Egenavgifterna räknas på överskottet. Det ni tar ut ur firman till er själva är inte lön och inte en kostnad; ni beskattas för överskottet, oavsett hur mycket ni tagit ut.
För handelsbolag och kommanditbolag
Stäng räkenskapsåret och gör bokslutet. Räkna sedan fram varje delägares andel av resultatet enligt bolagsavtalet. Bolaget lämnar en egen inkomstdeklaration, INK4, men betalar ingen inkomstskatt själv.
Varje delägare beskattas för sin andel, oavsett om pengarna tagits ut eller ligger kvar i bolaget. En delägare som är privatperson redovisar andelen på bilagan N3A; en delägare som är ett företag använder N3B.
För aktiebolag
Stäng räkenskapsåret och gör bokslutet med årsredovisning. Styrelsen skriver under, årsstämman ska hållas inom sex månader efter räkenskapsårets slut och fastställer den, och därefter skickas den till Bolagsverket. Har den inte kommit in inom sju månader från räkenskapsårets slut blir det en förseningsavgift.
Bolaget lämnar inkomstdeklaration 2, INK2, och betalar bolagsskatt på vinsten, i dag 20,6 procent. Ägarna beskattas för det de får ut som lön eller utdelning. I ett fåmansföretag lämnar den ägare som fått utdelning bilagan K10; Skatteverket rekommenderar att den lämnas varje år även utan utdelning.
För enskild firma, handelsbolag och aktiebolag ska bokföringen sparas i sju år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Ett UF-företag ska också spara bokföringen, kvittona och fakturorna i sju år, hos någon av er, så att ni kan visa vad som hänt om Skatteverket frågar. Den ska finnas hos företaget, där den går att hitta även om den som förde den slutar, och en kopia bör ligga utanför er egen dator.
Så här vet ni att det funkade
Varje krona som passerat genom Swish eller kontot har en rad i bokföringen och en verifikation i mappen. Saldot i bokföringen stämmer exakt med utdraget från banken. Är ni momsregistrerade stämmer momsen i bokföringen med det ni redovisar till Skatteverket. Och ni kan på fem minuter visa hur mycket ni sålt för, vad ni lagt ut och vad som blev över.
Om det går fel
- Ett kvitto är borta: be butiken om en kopia. Annars räcker ett kontoutdrag tillsammans med en egen anteckning om vad inköpet var och vem som gjorde det.
- En försäljning saknas i bokföringen: gå igenom Swish-historiken vecka för vecka och stäm av. Det är nästan alltid en glömd marknadsdag eller en privat swish som blandats in.
- Privata pengar och företagets pengar har blandats: gå igenom perioden, markera varje privat utlägg och reglera det, och låt sedan företaget bara använda sitt eget konto och sitt eget Swish-nummer.
- En leverantörsfaktura har moms på sig: är ni momsregistrerade delar ni upp beloppet i kostnad och ingående moms. Är ni momsbefriade eller ett UF-företag är hela fakturan en kostnad.
- Kalkylarket slutar räkna eller någon skriver över formler: håll versionshistorik, lås avslutade månader och spara en kopia utanför er egen dator.
- Ett inköp glömdes förra månaden: lägg in det med rätt datum, märk raden som tillägg och skriv ner varför det kom in sent. Ärlighet i bokföringen är alltid bättre än att hoppas att ingen märker något.
Vad ni gör härnäst
Med bokföringen i ordning är nästa steg en adress som kunderna känner igen, och guiden Domän och mejl visar hur. Gå igenom Juridisk checklista så att avtal och villkor håller. Driver ni ett UF-företag är Avslut i juni guiden för årets slut.