Domän och mejl

Vad ni får ut av det här

Efter den här guiden har ert företag en egen domän, till exempel ertforetag.se, och en professionell mejladress som info@ertforetag.se, utan att ni behöver äga eller administrera någon egen server. Ni lär er var ni köper domänen, vad den kostar, hur ni pekar den rätt och hur mejlen kommer fram.

Varför är det här värt en eftermiddag? För det första ser ni seriösa ut: en adress på ert eget domännamn väger tyngre än en gratisadress hos en mejlleverantör när ni kontaktar leverantörer och kunder. För det andra äger ni er adress. Om ni byter mejltjänst eller webbhotell behåller ni domänen och kan peka om den. För det tredje slipper ni bygga om från grunden om företaget växer eller byter inriktning: en domän som redan fungerar är en tillgång, inte en engångsinvestering.

Det här behöver ni innan ni börjar

• En idé om ert företagsnamn, gärna två eller tre alternativ om förstahandsvalet är upptaget.
• Ett betalkort eller Swish för betalningen, räkna med ungefär 100 till 250 kronor per år.
• En befintlig mejladress som någon i företaget läser dagligen, dit mejlen kan vidarebefordras till att börja med.
• Två personer i företaget som ska ha tillgång till kontot, så att inget försvinner om någon är sjuk eller lämnar.

Tidsåtgång och svårighetsgrad

En till två timmar totalt, där det mesta är väntetid på att DNS, domännamnssystemet som översätter ert namn till tekniska adresser, ska uppdateras. Svårighetsgraden är låg. Allt sker i vanliga webbformulär, ingen terminal eller server krävs.

Gör så här

1. Lista era namnförslag och kontrollera att de är lediga. Sök varje namn direkt i webbläsaren med .se på slutet, och kontrollera också att namnet inte är upptaget av ett redan registrerat företag i er region, så att ni undviker missförstånd.
2. Välj en registrar, det vill säga en återförsäljare som får sälja .se-domäner. Toppdomänen .se administreras av Internetstiftelsen, och registrering sker alltid via en registrar som är ansluten till dem. Vi rekommenderar Oderland eller Beebyte. Båda är svenska, säljer .se-domäner, webbhotell och mejl, och har sina servrar i Sverige. Jämför förnyelsepriset, inte bara förstaårspriset, ett lågt inträde kan döljas av ett dyrt andra år.
3. Registrera domänen. Skapa konto hos registrarvalet, slå in namnet, och betala. Viktigt: ange en mejladress som företaget kommer åt även nästa år, och skriv ner användarnamn och lösenord i företagets gemensamma dokument direkt.
4. Slå på mejl vidarebefordran. I registrarns kontrollpanel finns en inställning för e-post, ofta kallad vidarebefordran eller forwards. Lägg upp info@ertforetag.se och order@ertforetag.se och peka dem till två olika personers befintliga mejladresser. Det är gratis eller mycket billigt och räcker långt för ett företag.
5. Välj nästa steg för mejlen efter behov. Om ni vill kunna skicka från er domänadress, inte bara ta emot, behöver antingen registrarns vidarebefordran stödja utgående mejl, eller en riktig mejltjänst. Google Workspace kostar ungefär 75 kronor per användare och månad och ger er fulla inkorgar, kalender och dokument. Zoho Mail har en gratis nivå för enstaka användare. Microsoft 365 har ofta paket anpassade för mindre företag.
6. Koppla domänen till er webbplats. Om ni har en webbplats hos en leverantör, till exempel WordPress.com, Webador eller ett webbhotell, finns två vägar. Antingen byter ni domänens namnservrar till leverantörens, då sköter leverantören allt, eller också lägger ni in en A-pekning, en DNS-post som kopplar domännamnet till webbserverns adress, i registrarns kontrollpanel. Leverantörens guide säger exakt vilken adress ni ska peka mot.
7. Testa allt. Skicka ett mejl från en extern adress till info@ertforetag.se och bekräfta att det landar i rätt inkorg, både i vanlig mejl och i skräppostfiltret. Öppna domänen i webbläsaren och kontrollera att rätt sida visas.
8. Dokumentera och dela ansvaret. Skriv ner var domänen är registrerad, vilka mejladresser som finns, och vem som har inlogg. Spara det i företagets gemensamma mapp, så att den som tar över kan hämta uppgifterna utan att jaga gamla lösenord.

Så här vet ni att det funkade

Domänen går att öppna i en webbläsare och visar er sida. Ett mejl skickat till info@ertforetag.se kommer fram till rätt person inom några minuter, utan att fastna i skräpposten hos avsändaren. Två personer i företaget kan logga in på registrar-kontot och visa att förnyelsedatumet ligger ett år framåt.

Om det går fel

• Namnet ni ville ha är upptaget: prova en av era reservnamn, lägg till ett ord som passar er bransch, eller testa bindestreck mellan orden, men undvik udda stavningar som kunder inte kommer ihåg.
• Mejlet kommer inte fram: kontrollera först skräpposten hos mottagaren, kontrollera sedan att vidarebefordran är sparad och aktiv i kontrollpanelen, och testa med ett mejl från en helt annan leverantör än den ni vidarebefordrar till.
• Webbplatsen nås inte efter att ni kopplat DNS: ändringar i DNS tar vanligtvis upp till 24 timmar att sprida, vänta och testa igen, och kontrollera att A-pekningen pekar på exakt den adress webbhotellguiden anger, ett felaktigt tecken räcker för att bryta kopplingen.
• Ni har glömt inloggningen till registrar-kontot: använd återställningen via mejl på registrarns sajt, och uppdatera direkt dokumentationen med nya uppgifter, om mejladressen också är oåtkomlig kontaktar registrarns support och identifierar er som kund.
• Domänen höll på att gå ut: registrarer skickar påminnelser till kontots mejladress några veckor innan, se till att den mejladressen läses, och betala förnyelsen direkt. En .se-domän går inte förlorad samma dag den går ut, det finns en karensperiod på omkring två månader då bara ni kan förnya den, men vänta för länge och den släpps till vem som helst.
• Mejl från er hamnar i mottagarens skräppost: skicka inte massutskick, be mottagaren markera er avsändare som betrodd, och överväg en riktig mejltjänst om problemet kvarstår, vidarebefordran via vissa registrarer saknar de tekniker som bygger trovärdighet.
• Endast en person känner till kontot och den personen lämnar företaget: kontakta registrarns support direkt, förklara situationen, och begär att en ny användare läggs till, gör det medan personen fortfarande är kvar, inte i sista minuten.

Vad ni gör härnäst

Med domän och mejl på plats är det dags att synas och sälja. Bygg vidare med Bokföring så att intäkterna från era nya kanaler dokumenteras rätt, och se till att villkoren på den nya sajten stämmer med Juridisk checklista. Ha också en plan för vad som ska hända med domänen om ni lägger ner eller säljer företaget.