Kom igång med ONLYOFFICE

Vad ni får ut av det här

Affärsplanen ska skrivas, budgeten ska räknas och säljpresentationen ska byggas. Någon har Office, någon har Google, och på de privata datorerna finns kanske ingetdera. Och den som sitter hemma på en Linux-dator får plötsligt en fil som ser sönderslagen ut när den öppnas.

ONLYOFFICE Desktop Editors är en kontorsprogramvara med tre program i ett: text, kalkylblad och presentation, plus en PDF-läsare. Det som skiljer den från de flesta gratisalternativ är att den är byggd direkt för formaten .docx, .xlsx och .pptx. Ni öppnar alltså en fil ni fått av en kund, ändrar i den, skickar tillbaka den, och den ser likadan ut i andra änden.

Programmet är gratis och öppen källkod under AGPL version 3, fungerar utan internetanslutning och finns till både Windows och Linux Mint. Ni kan använda det i ert företag utan att betala eller registrera er.

Innan ni börjar

• En dator med Windows 10 eller 11, eller Linux Mint 21 eller senare.
• Ungefär 1 GB ledigt på hårddisken. Programmet är större än en enkel textredigerare, det är tre program.
• Tjugo minuter för installationen, inklusive nedladdningen.
• En plats där företagets filer ska ligga. Bestäm det innan, annars ligger affärsplanen på en dator.

Installera på Windows

Gå till onlyoffice.com och hämta skrivbordsversionen, eller ta filen direkt från projektets releasesida på GitHub. Filerna heter DesktopEditors_x64.exe och DesktopEditors_x64.msi, och båda installerar samma sak. Ta exe-filen om ni är osäkra.

Under installationen får ni frågan om ONLYOFFICE ska öppna kontorsfiler som standard. Svarar ni ja tar programmet över dubbelklick på .docx och de andra formaten. Har ni Office installerat på samma dator och vill ha kvar det som standard, svara nej. Ni kan alltid högerklicka och välja program.

Första starten visar en startsida där ni väljer vad ni vill skapa. Där finns också en lista över senast öppnade filer, som är den sida ni kommer använda mest.

Installera på Linux Mint

ONLYOFFICE finns inte i Mints egna programförråd, så sudo apt install onlyoffice-desktopeditors ger ingenting. Välj en av tre vägar.

Deb-filen från projektet. Ladda ner onlyoffice-desktopeditors_amd64.deb från deras nedladdningssida och installera den i Terminal (mappen kan heta Downloads i stället för Hämtningar om Mint installerats på engelska):

cd ~/Hämtningar
sudo apt install ./onlyoffice-desktopeditors_amd64.deb

Punkten och snedstrecket före filnamnet talar om för apt att paketet ligger i mappen ni står i. Utan dem letar apt efter ett paket i förråden och hittar inget.

Flatpak, som Mint har färdigt med Flathub inlagt. Sök efter ONLYOFFICE i Programhanteraren, eller kör:

flatpak install flathub org.onlyoffice.desktopeditors

AppImage. På releasesidan ligger DesktopEditors-x86_64.AppImage. Ladda ner, högerklicka på filen, öppna Egenskaper och Rättigheter, kryssa i att filen får köras som program, och dubbelklicka. Ingen installation alls, bra på en dator där ni inte får installera något.

Deb-filen är den vi rekommenderar om ni får välja fritt: den kopplar filtyperna rätt. Installerar ni bara den lösa filen uppdateras den dock inte automatiskt, det kräver att ni också lägger till ONLYOFFICE:s eget apt-förråd enligt deras nedladdningssida, annars måste ni ladda ner nästa deb-fil för hand.

De tre programmen, och vad ni gör i dem

Dokument för affärsplanen, avtalen och brevet till samarbetspartnern. Det fungerar som ett ordbehandlingsprogram gör: rubriker i stilrutan uppe till vänster, inte fetstil plus större typsnitt på fri hand. Använder ni riktiga rubrikstilar får ni en innehållsförteckning gratis genom Referenser och Innehållsförteckning, och den uppdaterar sig själv när avsnitten byter plats.

Kalkylblad för budgeten och försäljningen. De formler ni behöver i ett företag är fyra: =SUMMA(), =MEDEL(), =OM() och =ANTAL.OM(). Formelnamnen följer normalt språket programmet är inställt på, så står det =SUM() hos någon annan i företaget är det oftast språkinställningen som skiljer, inte filen.

Presentation för kundmötet och för mässan ni ställer ut på. Håll er till en tanke per bild och skriv inte ner det ni ändå ska säga. En bild med tre ord och en bra bild slår en bild med sju punkter, varje gång.

Alla tre sparar i Office-formaten som standard. Behöver ni skicka något som inte ska kunna ändras, välj Fil och sedan Spara som och ta PDF.

Koppla programmet mot företagets filyta

Det här är steget som gör att ni slutar mejla filer till varandra. I startsidans vänsterspalt finns ett val för att ansluta till en molntjänst, och enligt projektets egen dokumentation stöds bland andra Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox och Box.

Kör ni redan Nextcloud är det den ni pekar på, men det kräver mer än att bara ange adressen och logga in. Nextcloud behöver dessutom appen ONLYOFFICE installerad och kopplad till en egen ONLYOFFICE Docs-server, annars vägrar anslutningen fungera. Är det på plats öppnas och sparas filerna direkt där utan att ni laddar ner och upp dem för hand, och flera i företaget kan arbeta i samma dokument samtidigt.

Har ni ingen egen filyta fungerar programmet precis lika bra mot en vanlig synkad mapp på datorn. Det viktiga är inte vilken lösning ni väljer, det är att ni väljer en enda och att alla i företaget använder samma.

Fällorna med filer som skickas fram och tillbaka

Gör inte tre kopior av affärsplanen med namn som affarsplan_slutlig_2_ny.docx. Ni kommer att skicka fel fil. Enas om en fil på en plats, och låt den heta samma sak hela tiden.

Ska filen till någon utanför företaget, till exempel en samarbetspartner eller en investerare: skicka PDF. Då ser den likadan ut hos dem, oavsett vad de har för program, och ingen råkar ändra i den.

Använder någon i företaget ett äldre program som vill ha .doc i stället för .docx, spara om filen i det formatet i stället för att skicka och hoppas. Konverteringen tappar ibland avancerad formatering, så titta igenom resultatet innan ni skickar.

Så vet ni att det funkade

• Programmet startar och ni ser startsidan med de tre valen.
• En .docx som någon annan skapat öppnas och ser rätt ut, med rubriker och sidbrytningar på plats.
• Ni kan spara som PDF och öppna PDF-filen i webbläsaren.
• Kalkylbladet räknar ut en summa med en formel ni skrivit själva.
• Filerna ligger i företagets gemensamma mapp eller filyta, inte i Hämtningar.

Om det krånglar

Dokumentet ser annorlunda ut än hos mottagaren. Nästan alltid ett teckensnitt som saknas på er dator. Byt till ett vanligt teckensnitt i hela dokumentet, eller skicka som PDF när utseendet spelar roll.

Programmet startar inte på Mint efter installationen av deb-filen. Kör sudo apt --fix-broken install i Terminal. Deb-filen kan behöva paket som inte följde med.

Det går inte att skriva i dokumentet. Filen är öppnad i granskningsläge eller ligger skrivskyddad, till exempel direkt ur ett mejl eller ett zip-arkiv. Spara ner den på datorn först och öppna den därifrån.

Formeln ger fel. Kontrollera avgränsaren. På svensk inställning skiljs argument med semikolon, och en formel klistrad från en engelsk källa använder komma.

Filen öppnas i ett annat program vid dubbelklick. Högerklicka, välj att öppna med ONLYOFFICE och kryssa i att valet ska gälla alltid.

Anslutningen till filytan nekas. Kontrollera adressen, den ska vara hela adressen till er server med https först, inte bara domännamnet.

Vad ni gör härnäst

Skapa affärsplanen som ett tomt dokument i dag och lägg in rubrikerna ni vet ska vara med. Ett dokument med rubriker och ingenting under fylls i av sig självt under året. Ett tomt dokument skrivs kvällen innan.

Logotypen ni gör i Inkscape läggs in direkt i dokument och presentationer, och rådtexten till affärsplanen kan mycket väl skrivas i Joplin först och flyttas hit när den är klar.