LibreOffice

Vad ni får ut av det här

LibreOffice är ett kontorspaket som ni laddar ner, installerar och använder utan att betala, utan konto och utan prenumeration. Där finns ordbehandlare, kalkylblad, presentationsprogram, ritprogram och en databasdel. Filerna ligger på er egen dator. Ingen leverantör kan stänga av dem eller höja priset utan förvarning.

För ett företag löser det tre praktiska saker på en gång: ni kan skriva affärsplanen, räkna på kalkylen och göra säljpresentationen på vilken dator som helst i företaget, även på den gamla laptop som någon fick ärva. Och ni kan öppna och spara Word-, Excel- och PowerPoint-filer, vilket ni kommer att behöva när en kund eller myndighet skickar en mall.

Det här behöver ni innan ni börjar

• En dator med Windows 10 eller 11, eller Linux Mint. Det fungerar också på macOS, men den vägen beskrivs inte här.
• Ungefär 2 GB ledigt på disken för installationen.
• Femton minuter. Nedladdningen tar längst tid av allt.

Ni behöver inget konto, ingen registrering och ingen e-postadress. Det är ovanligt nog att det förtjänar att sägas.

Två versioner, och vilken ni ska välja

På libreoffice.org finns alltid två versioner samtidigt, och namnen förklarar inte sig själva.

Still är den äldre av de två versionslinjerna. Den har hunnit få flera omgångar buggfixar och är den ni ska ta om datorn ska användas till något ni inte vill bli störda i. Fresh är den nyare linjen, med funktioner som ännu inte hunnit nötas in. Skillnaden i praktiken är liten för den som skriver text och räknar i kalkylblad.

Ta Still. Ett företag som ska få ut sina fakturor har inte tid att felsöka ett kontorspaket.

Windows: installationsfilen

1. Gå till libreoffice.org och välj Windows x86_64. Nästan alla datorer som säljs i dag är 64-bitars, så det är rätt val om ni inte vet bättre. Har ni en av de nyare ARM-baserade Windows-datorerna (till exempel med en Snapdragon-processor) finns i stället en egen Windows Aarch64-variant på samma sida.
2. Kör filen ni laddade ner. Den heter något i stil med LibreOffice_[version]_Win_x86-64.msi.
3. Välj Typisk installation. Den ger er alla programmen. Anpassad finns för den som vill plocka bort delar, och det är inte värt besväret för att spara några hundra megabyte.
4. Installationen tar ett par minuter. Ingen omstart behövs.
5. Starta LibreOffice från startmenyn. Första fönstret är startcentret, där ni väljer vilken sorts dokument ni vill skapa.

Ladda ner från libreoffice.org och ingen annanstans. Det finns sidor som erbjuder LibreOffice med reklam eller extra program på köpet, och de har inget med projektet att göra.

Linux Mint: det finns redan

På Linux Mint är LibreOffice förinstallerat. Öppna startmenyn, skriv writer och programmet ligger där. Behöver ni ändå installera om det, eller har någon tagit bort det, räcker ett kommando i Terminal:

sudo apt install libreoffice

Det ni får då är den version som finns i Mints paketarkiv, och den ligger efter. Linux Mint 22.3 bygger på Ubuntu 24.04 och paketet där är 24.2.7, alltså ungefär två år gammalt. Det fungerar utmärkt för text och kalkyl, men saknar det som tillkommit sedan dess.

Vill ni ha en nyare version på Mint går det via Flatpak, som redan finns installerat och där Flathub är påslaget från början. Öppna Programhanteraren, sök på LibreOffice och välj den post som är märkt Flatpak. Ni kan också köra det från Terminal:

flatpak install flathub org.libreoffice.LibreOffice

En sak att veta om Flatpak: programmet körs lite mer avskilt från resten av systemet och kommer inte alltid åt alla mappar utan vidare. Ligger era filer i hemmappen märker ni ingenting.

Filformat, och den fälla som kostar mest tid

LibreOffice sparar som standard i OpenDocument: .odt för text, .ods för kalkyl, .odp för presentationer. Det är ett öppet format, och det är tekniskt sett det bättre valet.

Men banken har Word. Leverantören har Word. Företaget ni skickar offerten till har Word. Öppnar de en .odt händer ofta ingenting alls, och då har ni förlorat ett intryck innan någon läst en rad.

Så gör så här: arbeta i vilket format ni vill, men skicka alltid PDF när mottagaren bara ska läsa. Knappen finns direkt i verktygsfältet, och vägen genom menyn är Arkiv, Exportera som, Exportera direkt som PDF. Ska mottagaren redigera, spara som .docx via Arkiv, Spara som och välj Word 2007-365 (.docx). LibreOffice frågar då om ni är säkra. Svara ja.

Vill ni slippa frågan varje gång: Verktyg, Alternativ, Läsa in och spara, Allmänt, och sätt standardformatet till Word respektive Excel. Skickar ni mest dokument till andra är det ofta rätt inställning.

Det som faktiskt blir fel mellan Word och Writer

Texten följer med. Formateringen gör det oftast också. Det som hoppar är tre saker, och de är värda att känna igen.

Typsnitt. Calibri och Cambria följer med Microsoft Office, inte med Windows och inte med LibreOffice. Saknas de byts de ut, radbrytningarna flyttar sig och en sida blir plötsligt två. Håll er till typsnitt som finns överallt, till exempel Liberation Sans, Arial eller Times New Roman, så slipper ni överraskningen.

Spårade ändringar och kommentarer. De fungerar åt båda hållen, men positionen kan glida någon rad. Läs igenom innan ni skickar.

Makron. Ett Excel-ark med VBA-makron kör inte i Calc. Det är sällsynt i ett litet företag, men om ni fått en färdig budgetmall från någon och knapparna inte gör något är det förklaringen.

Fyra saker att göra direkt

Ett installerat program som ingen öppnar är bara upptagen diskplats. Prova det här samma kväll.

1. Bygg företagets offertmall i Writer. Logotyp överst, företagets namn och organisationsnummer, en tabell med rader för artikel, antal och pris. Spara som mall via Arkiv, Spara som mall. Nästa offert tar två minuter i stället för tjugo.
2. Sätt upp kassaflödet i Calc. En kolumn för datum, en för vad det gällde, en för in och en för ut. I rutan under ut-kolumnen skriver ni =SUMMA(D2:D100). Det är hela den översikt ni behöver för att veta om pengarna räcker till nästa inköp, och det är samma siffror ni ska redovisa sedan.
3. Gör säljpresentationen i Impress. Sex bilder räcker: vilka ni är, vilket problem ni löser, produkten, priset, hur man köper, kontakt. Fler bilder gör inte en pitch bättre.
4. Exportera allt till PDF och öppna filen. Se efter att typsnitten ser ut som ni tänkt och att inget hamnat utanför sidan. Det tar trettio sekunder och räddar er från ett dokument som ser trasigt ut hos mottagaren.

Två delar som är lätta att missa

Draw är ritprogrammet, och det är det snabbaste sättet att fylla i en PDF som någon skickat. Öppna PDF-filen i Draw, skriv i rutorna, exportera som PDF igen. Det fungerar för blanketter där ingen tänkt på att man ska kunna skriva i dem.

Base är databasdelen. Den är gammal, den är krånglig och den behöver Java, eftersom standardmotorn HSQLDB fortfarande är Java-baserad (Firebird finns som experimentellt alternativ, men är inte förvalt). Lägg ingen tid där i onödan. Behöver ni en riktig databas finns bättre vägar, och de flesta företag klarar sig långt på ett kalkylblad.

Om något strular

Programmet startar inte efter installationen på Windows. Starta om datorn en gång. Om det fortfarande inte går, avinstallera och installera om med installationsfilen körd som administratör.

Ett dokument öppnas i fel program. Högerklicka på filen, välj Öppna med och Välj annan app, kryssa i rutan om att alltid använda den.

Autokorrigeringen ändrar saker ni inte vill. Den gör om raka citattecken till typografiska och versalar första bokstaven efter en punkt. Det stängs av under Verktyg, Autokorrigeringsalternativ.

Ett dokument hann inte sparas innan datorn dog. LibreOffice sparar återställningsinformation med jämna mellanrum och erbjuder den vid nästa start. Intervallet ställs in under Verktyg, Alternativ, Läsa in och spara. Tio minuter är för långt när en offert ska ut samma eftermiddag. Sätt det till två.

Licensen, kort

LibreOffice är fri programvara under MPL-2.0. Ni får installera det på hur många datorer ni vill, använda det i företaget och fortsätta använda det så länge företaget finns. Det finns ingen provperiod som tar slut och ingen funktion som låses bakom en betalning. Bakom projektet står The Document Foundation, en stiftelse, inte ett företag som behöver sälja er något senare.

Har ni frågor om vilka verktyg som passar ert företag, hör av er.