Documenso
Skicka avtal för underskrift och få tillbaka en färdig PDF, i stället för ett snett mobilfoto i en gruppchatt.
Vad Documenso är
Ett avtal ska skrivas under. Ni skriver ut det, någon signerar, någon fotar med mobilen, bilden blir sned, och till slut ligger det ett suddigt foto i en chatt som ingen hittar i mars. Så går det till i väldigt många företag.
Documenso gör det digitalt. Ni laddar upp en PDF, markerar var mottagaren ska skriva sitt namn och sätta sin signatur, och skickar iväg. Mottagaren får en länk, signerar i webbläsaren utan att behöva skapa något konto, och båda får tillbaka en färdig PDF. Systemet loggar vem som öppnade dokumentet och när det signerades.
Ovanpå namnteckningen lägger Documenso en digital signatur i själva PDF-filen. Den fungerar som ett sigill: ändrar någon ett enda tecken i dokumentet efteråt, går det att se.
Använda Documenso på Windows och Linux Mint
Documenso körs i webbläsaren, så det finns inget program att installera och ingen skillnad mellan operativsystemen.
- Gå till documenso.com och skapa ett konto på den tjänst de själva driver.
- Bekräfta mejladressen. Använd företagets gemensamma adress, inte er privata; avtalen ska vara åtkomliga även den vecka ni är sjuka.
- Rita er namnteckning en gång under inställningarna. Den sparas och återanvänds.
Den som signerar behöver inget konto och ingen app. En länk och en webbläsare räcker, vilket är hela poängen när mottagaren är en butikschef som har fem minuter över.
Tre saker att göra först
- Skicka ett testavtal till er själva. Ladda upp vilken PDF som helst, sätt er själva som mottagare och gå igenom hela kedjan. Då vet ni exakt vad kunden ser innan en riktig kund ser det. Räkna med att testet kostar ett dokument: gratisplanen rymmer fem dokument per månad, och testavtalet är ett av dem.
- Kontrollera ordningen på mottagarna. Ska er rådgivare signera efter kunden, sätt ordningen medvetet. Annars går allt ut samtidigt och ingen vet vem som väntar på vem.
- Bestäm var de färdiga filerna hamnar. Ladda ner den signerade PDF-filen och lägg den i företagets dokumentmapp med datum i filnamnet. Ett avtal som bara finns inuti en tjänst är svårt att ta med sig om ni byter leverantör.
Den vanligaste fällan
Om någon i företaget vill köra Documenso på egen server är det här ni ska läsa noga. En självdriven installation kräver ett eget signeringscertifikat, alltså en så kallad p12-fil, och utan den kan systemet inte signera färdigt ett enda dokument. Det går att skapa ett sådant certifikat själv, gratis, men projektets dokumentation är tydlig med följden: en mottagare som öppnar PDF-filen i Adobes läsare får en varning om att signaturen inte kan verifieras i stället för en grön bock. Ett certifikat från en godkänd utfärdare kostar pengar.
Lägg till att servern också behöver en fungerande mejlserver för att kunna skicka inbjudningarna, och en databas som någon underhåller. Det är ett riktigt driftprojekt, inte en kvällsuppgift.
Rådet till ett företag: använd den färdiga tjänsten, och lägg energin på att avtalen är rätt skrivna i stället för på att hålla en server vid liv. Kommer frågan om signaturens juridiska tyngd upp, ta den med er rådgivare; den frågan avgörs av vad ni avtalat om, inte av vilket program ni valt.