CryptPad
Dokument, kalkylblad och tavlor som flera skriver i samtidigt, krypterade så att inte ens serverns ägare kan läsa dem.
Vad CryptPad är
CryptPad är en samling kontorsverktyg i webbläsaren: text, kalkylblad, presentation, kanban-tavla, formulär och whiteboard. Flera kan skriva i samma dokument samtidigt och se varandras markörer röra sig, precis som i de vanliga molntjänsterna.
Skillnaden sitter i krypteringen. Allt ni skriver krypteras i er egen webbläsare innan det skickas, och nyckeln ligger i länken, inte på servern. Den som driver servern kan alltså inte läsa era dokument ens om någon ber om det. Det låter som en detalj tills ni sitter med kundregister, prisförhandlingar eller en affärsidé ni inte vill att konkurrenterna ska se.
Använda CryptPad på Windows och Linux Mint
Det finns inget program att installera. CryptPad körs i webbläsaren, och det ser likadant ut på Windows som på Mint.
- Gå till cryptpad.fr, som drivs av utvecklarna själva. På cryptpad.org/instances finns fler öppna instanser, bland annat i Tyskland och Österrike, om ni hellre vill ha servern närmare.
- Klicka på Registrera. Välj användarnamn och lösenord.
- Skriv ner lösenordet i företagets lösenordsvalv innan ni klickar vidare. Läs stycket längst ner om varför det steget inte går att skjuta upp.
- Vill ni ha CryptPad som en egen ikon: öppna sidan i Chrome eller Edge, gå till menyn med tre punkter och välj att installera sidan som app.
Tre saker att göra först
- Skapa ett team. I vänsterkanten finns Teams. Ett team ger företaget en gemensam mapp där dokumenten ligger kvar även när den som skapade dem inte är inloggad.
- Testa hur delning fungerar. Klicka på Dela i ett dokument och jämför de två lägena: en länk som bara låter mottagaren läsa, och en som låter mottagaren skriva. Skicka rätt sorts länk till rätt person, för länken är nyckeln, och den som har en skrivlänk kan ändra i dokumentet, radera innehåll, bjuda in fler och göra allt det där utan att ni får en enda notis om att det hänt. Vill ni ha ett extra skydd går det att lägga ett lösenord på länken när ni delar, eller begränsa åtkomsten till namngivna kontakter.
- Lägg upp budgeten i ett kalkylblad och bjud in hela företaget. Det är den fil flest personer behöver röra, och den som annars slutar som fem olika versioner i en gruppchatt.
Den vanligaste fällan
Glömmer ni lösenordet finns det ingen återställning. Ingen knapp, inget mejl, ingen support som kan hjälpa. Det är inte slarv från utvecklarnas sida utan en direkt följd av hur krypteringen fungerar: servern har aldrig sett innehållet i klartext, och kan därför inte låsa upp det åt någon. Skriv lösenordet i valvet direkt, samma dag.
Den andra fällan drabbar den som inte registrerar sig alls. Dokument som skapas utan konto räknas som gästdokument, och CryptPads dokumentation anger att lagringen är begränsad till tre månaders inaktivitet, räknat per dokument. Ett dokument som ingen öppnat på flera månader kan alltså vara borta när ni behöver det inför bokslutet.
Registrera er alltså, och lägg viktiga dokument i teamets mapp. Exportera dessutom det som ska finnas kvar på lång sikt till PDF eller kalkylfil; ett dokument som bara existerar bakom en länk är ett dokument ni inte riktigt äger.