Cal.com
Ge kunden en länk till era lediga tider i stället för fyra mejl fram och tillbaka om tisdag eller torsdag.
Vad Cal.com är
Ni skickar ett mejl och föreslår tisdag. Kunden svarar att tisdag inte funkar men torsdag går bra. Ni svarar att torsdag är upptaget. Fyra mejl senare har ni fortfarande inte bokat något.
Cal.com tar bort hela den turen. Ni kopplar er kalender, bestämmer när på dygnet ni kan ta möten och hur långa de får vara, och får en länk. Den som vill träffa er öppnar länken, ser bara de tider ni faktiskt är lediga, och klickar. Bokningen hamnar i er kalender direkt och tiden stängs för andra.
För ett företag är länken användbar på fler ställen än man först tror: i mejlsignaturen, i Instagram-bion, på visitkortet inför mässan, och i utskicket till de företag ni vill ha som samarbetspartner.
Använda Cal.com på Windows och Linux Mint
Cal.com är en webbtjänst, så det finns inget program att installera. Det gör ingen skillnad vilket operativsystem ni sitter på; det ni behöver är en webbläsare.
- Gå till cal.com och skapa ett konto.
- Välj ert användarnamn med omsorg. Det hamnar i länken, alltså
cal.com/dittnamn, och det ska gå att läsa upp i telefon utan att stava. - Koppla kalendern ni redan använder, oftast Google eller Outlook. Godkänn behörigheten som webbläsaren frågar om.
- Vill ni ha den som en egen ikon i aktivitetsfältet eller i menyn: öppna sidan i Chrome eller Edge, klicka på menyn med tre punkter och välj att installera sidan som app. Det fungerar likadant på Windows och på Mint.
Tre saker att göra först
- Sätt er tillgänglighet innan ni delar länken. Under Availability anger ni dagar och tider. Sätt slutet till senast klockan 17 om ni inte vill ha bokningar mitt i middagen.
- Skapa två mötestyper, inte sju. En kort på 15 minuter för snabba frågor, en på 45 för riktiga samtal. Fler val gör bara att folk tvekar, och en besökare som ställs inför sju mötestyper med snarlika namn stänger fliken i stället för att gissa, vilket är precis det problem ni ville lösa när ni skaffade en bokningslänk från början.
- Lägg in buffert. I inställningarna för mötestypen finns fält för tid före och efter. Tio minuter efter varje möte gör att ni hinner skriva ner vad som sades innan nästa person ringer.
Den vanligaste fällan
Den stora missen är att dela ut länken innan kalendern är kopplad. Cal.com vet ingenting om att ni har ett kundmöte på tisdag förmiddag, ett leverantörssamtal på onsdag eller träning på torsdag kväll om den inte får läsa kalendern där det står. Utan koppling erbjuder tjänsten glatt ut varenda tid ni markerat som möjlig, och ni står där med en bokning mitt i ett annat möte.
Koppla kalendern först. Öppna sedan er egen bokningslänk i ett privat fönster och kontrollera hur det ser ut för en utomstående. Det tar en minut och avslöjar direkt om något står fel.
En sak till, för den som läst att Cal.com går att köra på egen server. Den öppna versionen heter numera Cal.diy, och projektet skriver själv att den är avsedd för personligt bruk och inte rekommenderas i produktion, samt att den kräver vana vid serverdrift och databaser. Det är ingen uppgift att ta på sig vid sidan av allt annat. Använd den vanliga webbtjänsten och lägg tiden på kunderna i stället.