Actual Budget

Vad Actual Budget är

Ett företag har sällan mycket pengar, och just därför märks varje hundralapp. Actual Budget är ett program där ni fördelar pengarna ni faktiskt har innan ni gör av med dem. Varje krona på kontot får en uppgift: material, marknadsföring, mässavgift, buffert. När en post är tom är den tom, och då syns det innan ni handlar i stället för efteråt.

Programmet lägger allt på er egen dator. Ingen bank kopplas in automatiskt, ingen tjänst läser era siffror, och ni behöver inget konto för att komma igång. Det är en fördel när det handlar om ett företags ekonomi, och en risk om ingen tar säkerhetskopian; mer om det längst ner.

Installera på Windows

1. Gå till actualbudget.org och klicka på Download.
2. Hämta filen för Windows. Den heter något i stil med Actual-windows-x64.exe.
3. Dubbelklicka på den nedladdade filen. Windows visar en varning om att filen kommer från internet; välj Mer information och sedan Kör ändå.
4. Starta Actual från Startmenyn och välj alternativet för att börja med en tom budget (hette Start fresh i senaste versionen, men namnet på knappen kan ändras) när programmet frågar.

Installera på Linux Mint

Ladda ner filen som slutar på .AppImage, till exempel Actual-linux-x86_64.AppImage. En AppImage installeras inte, den bara körs, men Mint kör den inte förrän ni gett den lov.

1. Högerklicka på filen i Filhanteraren och välj Egenskaper.
2. Gå till fliken Rättigheter och kryssa i rutan om att filen får köras som program.
3. Stäng rutan och dubbelklicka på filen.

Kryssrutan är hela skillnaden mellan att det händer något och att det inte händer något alls. Hoppar ni över den öppnas filen i en texteditor, eller så händer ingenting.

Tre saker att göra först

1. Lägg upp ett konto med rätt saldo. Klicka på Add account och skriv in vad som står på företagskontot i dag. Fel startsaldo gör resten av arbetet meningslöst, för alla siffror ni sedan lägger in bygger vidare på den första, och en budget som säger att det finns fyrahundra kronor kvar när kontot i själva verket är tomt är sämre än ingen budget alls.
2. Skapa kategorier som liknar er verksamhet. Inköp, frakt, mässa, trycksaker, och en som heter Oförutsett. Den sista används alltid.
3. Fördela hela saldot. Actual visar en rad högst upp som säger hur mycket som är ofördelat. Arbeta tills den står på noll. Det är själva poängen med metoden: pengar utan uppgift försvinner.

Den vanligaste fällan

Det finns en version av Actual som körs direkt i webbläsaren utan att något installeras. Den är frestande, och projektets egen dokumentation avråder från den för långvarigt bruk av ett enkelt skäl: budgeten sparas i webbläsarens eget lagringsutrymme. Rensar någon webbläsardata, byter dator eller använder ett privat fönster, är hela budgeten borta utan varning.

Installera programmet i stället, och exportera en kopia av budgetfilen efter varje gång ni jobbat i den. Det tar tio sekunder. Lägg kopian där resten av företagets filer ligger, inte på skrivbordet hos den som råkade sitta vid datorn.

Vill ni att flera i företaget ska se samma budget samtidigt krävs en server, och då blir det ett helt annat projekt. Kör hellre så att en person äger budgetfilen och delar skärmen när ni har möte.