Installera FreeScout

Vad FreeScout är

En gemensam inkorg för företaget. I stället för att kundmejlen ligger hos den som råkade skapa adressen hamnar de i FreeScout, där alla ser dem. Varje mejl blir ett ärende med en status: obesvarat, tilldelat någon, stängt.

Det låter som en liten sak och är det inte. Ett företag som har mässa på torsdagen får trettio frågor på tre dagar, och utan ordning hamnar hälften i en enskild persons inkorg och besvaras aldrig. Med en gemensam inkorg syns det svart på vitt vad som är obesvarat, och två personer svarar inte samma kund två gånger.

FreeScout visar också hela historiken med en kund på ett ställe. Den som svarar behöver inte fråga vad saken gällde förra veckan.

Det här är ett serverprogram

FreeScout behöver en webbserver och en databas. Docker ordnar båda. Har ni inte Docker, börja med Installera Docker.

Grundprogrammet är gratis och öppen källkod. Extrafunktioner säljs som moduler av projektet självt, och vad de kostar står på freescout.net. Avbilden nedan underhålls inte av FreeScout utan av en utomstående, och det är den som projektets användare i praktiken kör.

Windows och Linux Mint

Samma fil på båda. Skapa en mapp som heter freescout i hemmappen, alltså i C:\Users\ert-namn på Windows och i /home/ert-namn på Linux Mint. Lägg en textfil i mappen som heter compose.yaml:

services:
  db:
    image: mariadb:11
    environment:
      MARIADB_ROOT_PASSWORD: BYT_UT_MIG_1
      MARIADB_DATABASE: freescout
      MARIADB_USER: freescout
      MARIADB_PASSWORD: BYT_UT_MIG_2
    volumes:
      - dbdata:/var/lib/mysql
    restart: unless-stopped

  freescout:
    image: tiredofit/freescout:latest
    depends_on:
      - db
    ports:
      - "8080:80"
    environment:
      DB_HOST: db
      DB_NAME: freescout
      DB_USER: freescout
      DB_PASS: BYT_UT_MIG_2
      SITE_URL: http://localhost:8080
      ADMIN_EMAIL: foretagets-adress@example.com
      ADMIN_PASS: BYT_UT_MIG_ADMIN
      TIMEZONE: Europe/Stockholm
    volumes:
      - fsdata:/data
      - fslog:/www/logs
    restart: unless-stopped

volumes:
  dbdata:
  fsdata:
  fslog:

De två raderna som heter BYT_UT_MIG_2 är databasens lösenord och ska vara exakt lika. BYT_UT_MIG_1 används bara internt av databasen, och BYT_UT_MIG_ADMIN är ert eget. Ta ett långt lösenord till det sista, för det är kontot som kan se allt.

Öppna terminalen och gå in i mappen. På Windows är det PowerShell:

cd $HOME\freescout

På Linux Mint heter programmet Terminal:

cd ~/freescout

Starta sedan:

docker compose up -d

Hittar Docker ingen compose.yaml står ni i fel mapp, och cd-raden är det som saknas. Första starten tar annars ett par minuter medan databasen fylls. Öppna sedan http://localhost:8080 och logga in med adressen och lösenordet ovan. Vi körde precis den här filen, och FreeScout startade direkt med den senaste versionen som fanns då.

Här är begränsningen större än i de flesta andra guider. Hela poängen med FreeScout är att företaget delar inkorg, och localhost betyder alltid den dator man sitter vid: skickar ni adressen vidare hamnar mottagaren på sin egen maskin. En installation på den egna datorn duger för att prova och se hur ärendena ser ut. Ska företaget svara kunder tillsammans måste FreeScout ligga på en maskin som står på, nås på den maskinens adress, och SITE_URL peka på samma adress.

Tre saker att göra först

1. Koppla in företagets riktiga mejladress under Manage och Mailboxes. För de flesta leverantörer räcker inställningarna för att hämta och skicka post. Kör ni Gmail, Google Workspace eller Microsoft 365 räcker inte lösenordet längre, då behövs FreeScouts OAuth-moduler för Google respektive Microsoft. Utan rätt uppgifter är FreeScout en tom inkorg som aldrig får något.
2. Bjud in resten av företaget som användare och bestäm vem som är administratör. Två administratörer är lagom. Är alla administratörer kommer någon att ändra något ingen förstår.
3. Skicka ett mejl till adressen utifrån, från er privata mejl, och se att det dyker upp som ett ärende. Svara på det och kontrollera att svaret kommer fram med rätt avsändare. Det är hela kedjan testad på fem minuter.

Den vanligaste fällan

Att låta mejlen ligga kvar hos den ursprungliga leverantören samtidigt som FreeScout hämtar dem. Då finns varje fråga på två ställen, och någon svarar i telefonen medan någon annan svarar i FreeScout. Bestäm en väg in och håll er till den. Alla i företaget ska sluta läsa kundmejlen direkt så fort FreeScout är igång.

Den andra fällan är SITE_URL. Den raden styr länkarna i mejlen som FreeScout skickar, alltså inbjudningar och notiser. Står det localhost men företaget når systemet på en IP-adress leder varje länk fel, och det ser ut som att inbjudan är trasig. Skriv in den adress ni faktiskt använder och kör docker compose up -d igen.