Installera Akaunting

Vad Akaunting är

Ett bokföringsprogram. Ni lägger upp kunder och leverantörer, skickar fakturor, registrerar det ni betalar, och ser sedan i en rapport vad som kommit in och vad som gått ut. Gränssnittet finns på svenska.

För ett företag är den intressanta delen inte bokföringen i sig utan att siffrorna hänger ihop. En faktura ni skickar blir automatiskt en post som är obetald tills ni markerar den som betald. Vid bokslut får ni fram resultatet utan att någon sitter en helg och summerar kvitton i ett kalkylark.

En sak ska sägas rakt ut: Akaunting är inte byggt för svensk bokföringslagstiftning. Kontoplanen är generell, och programmet vet ingenting om BAS-kontoplanen eller Skatteverkets krav. Kontrollera alltid med den som sköter er bokföring vad just er verksamhet ska redovisa och hur. Akaunting håller ordning på era siffror, det är bokföringsreglerna som avgör vad ordningen ska se ut som.

Det här är ett serverprogram

Akaunting behöver en webbserver och en databas. Docker ger er båda i en fil. Har ni inte Docker, börja med Installera Docker.

Akaunting driver också en molntjänst med betalnivåer, och en del funktioner i programmet säljs som insticksmoduler i deras egen butik. Grundversionen ni installerar här räcker för fakturering och löpande redovisning. Vad som kostar står på akaunting.com.

Windows och Linux Mint

Samma fil på båda. Skapa en mapp som heter akaunting i hemmappen, alltså i C:\Users\ert-namn på Windows och i /home/ert-namn på Linux Mint. Lägg en textfil i mappen som heter compose.yaml:

services:
  db:
    image: mariadb:11
    environment:
      MARIADB_ROOT_PASSWORD: BYT_UT_MIG_1
      MARIADB_DATABASE: akaunting
      MARIADB_USER: akaunting
      MARIADB_PASSWORD: BYT_UT_MIG_2
    volumes:
      - dbdata:/var/lib/mysql
    restart: unless-stopped

  akaunting:
    image: akaunting/akaunting:latest
    depends_on:
      - db
    ports:
      - "8080:80"
    environment:
      AKAUNTING_SETUP: "true"
      DB_HOST: db
      DB_PORT: "3306"
      DB_NAME: akaunting
      DB_USERNAME: akaunting
      DB_PASSWORD: BYT_UT_MIG_2
      DB_PREFIX: akn_
      APP_URL: http://localhost:8080
      LOCALE: sv-SE
      COMPANY_NAME: Ert foretag
      COMPANY_EMAIL: foretagets-adress@example.com
      ADMIN_EMAIL: foretagets-adress@example.com
      ADMIN_PASSWORD: BYT_UT_MIG_ADMIN
    volumes:
      - akdata:/var/www/html
    restart: unless-stopped

volumes:
  dbdata:
  akdata:

De två raderna som heter BYT_UT_MIG_2 är databasens lösenord och ska vara exakt lika. BYT_UT_MIG_1 är ett separat lösenord som bara databasen använder internt, och BYT_UT_MIG_ADMIN är det ni själva loggar in med. Spara alla tre där företaget sparar lösenord.

Öppna terminalen och gå in i mappen. På Windows är det PowerShell:

cd $HOME\akaunting

På Linux Mint heter programmet Terminal:

cd ~/akaunting

Starta sedan:

docker compose up -d

Svarar Docker att ingen compose.yaml hittades står ni i fel mapp. Första starten tar annars några minuter, för Akaunting installerar sig själv innan den öppnar. Öppna sedan http://localhost:8080 och logga in med adressen och lösenordet ovan. Vi körde precis den här filen och loggade in på det skapade kontot.

Ta nu bort raden AKAUNTING_SETUP: "true" ur compose.yaml och kör docker compose up -d igen. Projektets egen instruktion är tydlig: variabeln ska aldrig stå kvar efter den första starten, för då försöker Akaunting installera om sig själv varje gång containern startar.

Adressen fungerar bara på datorn där containern körs, eftersom localhost alltid pekar på den maskin man sitter vid. Ska ekonomiansvarig och någon till dela bokföringen räcker det alltså inte att skicka länken. Då behöver Akaunting ligga på en maskin som står på, nås på den maskinens adress, och APP_URL ändras till samma adress.

Tre saker att göra först

1. Sätt valuta till SEK och rätt räkenskapsår under Inställningar, innan ni skickar första fakturan. Byter ni valuta efteråt räknas gamla poster inte om, och då stämmer ingenting.
2. Fyll i företagsuppgifterna ordentligt: namn, adress och organisationsnummer. De hamnar på varje faktura ni skickar, och en faktura utan avsändaruppgifter är en faktura kunden får ifrågasätta.
3. Skapa en testfaktura till er själva och ladda ner den som PDF. Då ser ni hur den ser ut hos mottagaren, och ni hittar stavfelet i företagsnamnet innan en kund gör det.

Den vanligaste fällan

Att tro att bokföringen är klar för att programmet är uppsatt. Akaunting gör det ni matar in, varken mer eller mindre. Registrerar ni inte utläggen blir resultatet för bra, och det märks först när det ska stämmas av mot kontot.

Bestäm därför en rutin i stället för en ambition: en person, en gång i veckan, femton minuter. Alla kvitton in, alla betalningar markerade. Det är tråkigare att skriva ner än att göra, och det är den enda delen av bokföringen som verkligen avgör om siffrorna går att lita på.

Den andra saken att veta rör volymen akdata. Den innehåller inte bara programmet utan även det ni laddat upp, till exempel kvittobilder och logotypen. Databasen ligger för sig, i dbdata. En säkerhetskopia som bara tar den ena är ingen säkerhetskopia, så ta med båda.